Efikasna saradnja sa računovođom 5 ključnih tačaka

I vrapci znaju da je računovođa važan deo svake kompanije. Vrapci dodatno znaju da postoji razlika između knjigovođe i računovođe. Ono što vrapci ne znaju jeste kako da efikasno sarađujete sa svojim računovođom?

Postavljali smo razna pitanja, ali suštinski sva se svoda n a neka od ove oblasti:

Kako saradnja izgleda iz ugla računovođe? Kako saradnja izgleda iz ugla klijenta? Šta je loše, a šta dobro? I šta bi moglo biti bolje?

Izdvojili smo 5 ključnih tačaka po našem mišljenju koje su od suštinske važnosti za efikasnost saradnje.

Adižes kaže da je efikasnost način na koji se izvršava neki proces. I biti efikasan, kaže Adižes, znači slediti proces koji koristi najmanju količinu energije i na najmanju meru svodi rasipanje energije. Dakle, proces, forma, praćenje procesa. To je ono što nas čini efikasnim. Ipak, iako je tema efikasna saradnja sa računovođom, moramo razmišljati i o efektima takve saradnje. Dakle, efektnosti.

Hajde za početak da vidimo šta ko radi.

U svakoj kompaniji se odvijaju određeni poslovni procesi. I ti procesi su specifični za svaku pojedinačnu delatnost, proiz vodnju, trgovinu, usluge i sl. Nabavljaju se sirovine, prerađuju se i prave gotovi proizvodi, nabavlja se roba, repromaterijal, materijal i sl. Proizvodi, roba i usluge se nude kupcima, kupci plaćaju, magacioner isporučuje i sl. Dodatno, angažuju se ljudi (zaposleni), isplaćuje im se plata, dobri radnici se nagrađuju, a loši, na žalost, kažnjavaju i sl. Dodatno, kako bi kompanija funkcionisala, mora da ima struju, vodu, grejanje, hlađenje, telefone, računare i sl. Svaki od ovih procesa na neki način utiče na finansije kompanije. Neki procesi poboljšavaju finansijsku situaciju (prodaja), a neki je „ pogoršavaju“ (nabavka, troškovi,…). Svaki od ovih procesa ostavlja trag u glavnom papirni. Takav trag je poslovna promena.

Takvu poslovnu promenu, negde moramo evidentirati. I tu dolazimo do knjigovodstva, računovodstva, softvera i naravno efikasnosti i efektnosti cele priče.

Dakle, kada govorimo o računovodstvu, govorimo o jednom složenom procesu identifikacije (poslovni događaji i transakcije), evidentiranja (evidentiranje, razvrstavanje i sumiranje), komunikacije (pripreme računovodstvenih izveštaja) i analize i pojašnjavanja krajnjim korisnicima informacija. I u tom grmu leži zec. Sve ove operacije se rade sa određenom svrhom za određene korisnike informacija u određenom trenutku.

Potreba za računovodstvom i uloga računovođe

Najjednostavnije rečeno, računovodstvo nam pomaže da znamo:

  • Kakvi su rezultati poslovnih aktivnosti posle određenog vremena, npr. Dobitak/gubtak?
  • Finansijsku situaciju: Da li će organizacija moći da izmiri svoje obaveze u bliskoj budućnosti?
  • Kakva je situacija sa sredstvima i novcem?
  • Šta organizacija poseduje: osnovna sredstva na primer
  • Šta organizacija duguje: obaveze i dugovanja
  • Kao i mnogo druge stvari, koje pomažu pri donošenju odluka.

Potreba za ovim informacijama i potreba za donošenjem odluka na osnovu ovih informacija stvara potrebu za računovodstvom.

Uloga računovođe je višestruka. Uz pomoć odgovarajućeg računovodstvenog sistema, računovođa pomaže upravi na suštinski tri načina: Evidencija transakcija i vođenje knjiga Skretanje pažnje na regulativu, prava, obaveze i sl. Rešavanje problema Računovođa u ulozi knjigovođe vodi računa o urednom vođenju poslovnih knjiga Računovođa u ulozi skretanja pažnje kreira različite formalne i neformalne rutine za računovodstvene informacije kako bi skrenuo pažnju upravi ka snagama i slabostima organizacija Računovođa u ulozi nekoga ko rešava probleme pomaže upravi tako što obezbeđuje ključne informacije, na primer, ne rutinske informacije i razne alternativne načine za rešavanje određenog problema u vezi sa finansijskim odlukama (finansiranje, investicije i sli čno,…) Knjigovodstvo, dakle predstavlja sistematično evidentiranje svih finansijskih transakcija/poslovnih događaja u glavnu knjigu. Knjigovodstvo ne zanima objavljivanje ili interpretiranje rezultata poslovanja. Sistematično evidentiranje znači identifika ciju, merenje, knjiženje, klasifikovanje i sumiranje (probni bilans) finansijskih transakcija i poslovnih događaja u skladu sa računovodstvenim okvirom. Transakcije znače razmena novca za vrednost novca, npr. prodaja robe za 10.000,00 RSD. Poslovni događaj znači na primer manjak na zalihama zbog požara vrednost 5.000,00 RSD. Vremenom se uloga računovodstva značajno menjala i danas je prihvaćena kao informacioni sistem koji pomaže upravi u donošenju ekonomskih odluka. Drugim rečima, savremeno računovodstvo je knjigovodstvo plus informatička tehnologija plus malo više. Danas se računovodstvo posmatra kao sistem za generisanje informacija. Računovodstvo uzima poslovne transakcije i događaje kao ulazne podatke, procesira ih na način koji je šire poznat kao knjigovodstveni proces koji uključuje identifikovanje, knjiženje, klasifikovanje i sumiranje poslovnih transakcija i događaja u skladu sa računovodstvenim standardima i okvirima i generiše izlazne podatke u obliku izveštaja koji pomažu svim zainteresovanim stranama (internim i eksternim) u donošenju ekonomskih odluka npr. planiranje i kontrola finansijskih aktivnosti.

1. Jasno definišite obim saradnje

Računovođe i knjigovođe u Srbiji u svojoj ponudi često imaju široku lepezu usluga koje nude svojim klijentima. U toj širokoj ponudi nalaze se najrazličitije usluge: od registracije preduzeća, knjigovodstvenih i računovodstvenih usluga, preko pravnog i finansijskog savetovanja, izveštavanja pa sve do operativnih stvari kao što su usluge prijave/odjave radnika i sl. Ovako navedeno deluje da ima malo, ali razlika je u detaljima, svaka računovodstvena agencija ima određene specifičnosti u svojoj ponudi koje je odvajaju od konkurencije. A konkurencija je jaka. U tom svetlu, kada razmišljate o angažovanju računovodstvene agencije, dobro razmislite šta vam je sve potrebno i uparite to sa onim spiskom usluga koje računovodstvena agencija može da ponudi. Zašto je ovo od izuzetne važnosti kao prvi korak?

Često smo se u praksi sretali sa slučajevima gde nisu dovoljno jasno definisane stvari koje su obavezne i stvari koje su na nivou „ bilo bi lepo“ i „ dobrih poslovnih običaja“. Tako imate računovođe koje su nezadovoljne jer klijenti od njih očekuju i pravne savete, a imate sa druge strane klijente koji očekuju da je računovođa i računovođa i pravnik i ekonomiste i analitičar i konsultant za poslovanje, a ponekad i IT stručnjak. Jasno je gde je izvor frustracije za obe strane: izneverena očekivanja! Zašto do toga dolazi? Upravo zbog ovoga o čemu pišemo!

Na tržištu Srbije posluje veliki broj agencija. Konkurencija je velika, a često i nelojalna. U želji da dobiju klijenta i ostanu u poslu, može da se desi da u procesu pregovaranja neke stvari ostanu neizrečene i nedorečene, a po sistemu, ako prođe prođe. Direktna posledica toga je čuvena rečenica: ali ja sam mislio/mislila da se to podrazumeva. I eto problema. Savet: Jasno definišite obim saradnje. Nema ništa loše u tome. Čak, vrlo je jednostavno: klijent ima očekivanja i potrebe, računovodstvena agencija ima ponudu i ekspertizu. Ova dva se moraju poklopiti kako bi saradnja bila dugoročno uspešna.

2. Plaćajte na vreme

Hajdesad…Pa je l’ znate kolika je kriza? I mi imamo problem sa naplatom! I mi jurimo naše kupce. Računovodstvena agencija je sitan trošak pa nikada ne stignemo do tog dela potraživanja… I ostali izgovori…

Ako želite efikasnu saradnju sa računovođom i baš zbog toga što te usluge NISU ekstremno skupe (koji je to red veličine, 100-150-200 eura mesečno?) i to znate vi, znaju računovođe i znamo mi. Iz ovoga treba izuzeti priče o „ agencijama“ koje vode „ sve“ za 20 -ak eura jer takav sport nije predmet ozbiljnog poslovanja i uvek na kraju ispadne na stotine puta skuplji od nominalne cene najpre kroz to što niste imali pomoć ni podatke da bi vodili poslovanje, pa ste možda zato i propali, a u drugom redu i zbog toga što i država može zahtevati da se nešto radi po nekim pravilima, a to u tim agencijama nisu znali. Ali, „ za taj novac“ niste ni mogli da očekujete neko naročito znanje! Kao i inače u životu: Najjeftinije obično nije i najbolje. Računovodstvena agencija je uvek bila zamišljena kao servisni model na mesečnom nivou. Zbog toga je jeftinije. Ako uporedite koliko bi vas koštalo da zaposlite računovođu ili čak administratovnog radnika za poslove pripreme dokumentacije za računovodstvo, možete biti sigurni da će iznos biti za red veličine različit u odnosu na troškove računovodstvene agencije. Zbog toga, a i zbog gore pomenutih dobrih poslovnih običaja savet je vrlo jednostavan: Plaćajte usluge vaše računovodstvene agencije na vreme!

Dakle sledeći put kada pogledate spisak dospelih obaveza vaše kompanije, jasno je da su računovodstvene usluge na dnu, ali zapitajte se? Da li telefon plaćate na vreme? Da li struju plaćate na vreme? Zašto bi računovodstvene usluge bile izuzetak? Zato što ne mogu biti isključene na klik? Pomerite vašeg računovođu na listu prioriteta! Nemojte čekati da MORA da dođe na listu prvi!

3. Pravovremeno informisanje

Vrlo jednostavno: informacije i podaci su ključni za donošenje adekvatnih poslovnih događaja. Ako imate podatke iz njih izvlačite informacije i donosite odluke. Međutim, šta se dešava kada primera radi sarađujete sa računovodstvenom agencijom, odnosno kada računovođa nije unutar istog informacionog sistema koji se koristi u vašoj kompaniji? Problemi, sudeći po iskustvu.

U zavisnosti od fizičke lokacije računovodstvene agencije i stepena informatizacije kompanije, a i agencije, mogu nastati različiti problemi. Kašnjenje sa prosleđivanjem poslovne dokumentacije Zaboravljanje donošenje celokupne dokumentacije „ Skrivanje“ poslovne dokumentacije I slično… Rezultat ovoga jeste n eadekvatno knjiženje. Rezultat neadekvatnog knjiženja jesu netačni podaci u računovodstvu. Rezultat netačnih podataka u računovodstvu jesu neadekvatne poslovne odluke. Rezultate neadekvatnih poslovnih odluke smo svi videli: stečaj, bankrot,…

U tom svetlu, trudite se da dogovorite rokove, kada predajete dokumentaciju, kada očekujete da ona bude obrađena i sređene, kada očekujete povratnu informaciju o urađenom poslu, kada i koje izveštaje očekujete od vašeg računovodstva i sl. Takođe, predvidite NEPREDVIĐENE situacije: šta ako ne možete stići da donesete dokumentaciju? Šta ako ste zaboravili neki papir, šta ako ste na bolovanju ili odmoru? Sve su to realne situacije kojih se treba setiti i definisati kako će se u slučaju njihovog pojavljivanja postupati. Samo na taj način imaćete efikasnu saradnju i biti, što je važnije, mirni da zn ate da se stvari odvijaju svojim dogovorenim tokom. Dodatno, informatika pomaže. Telekomunikacije i računari i poslovni programi mogu ovaj proces značajno ubrzati, naročito kada govorimo o razmeni dokumenata. Umesto fizičkog nošenja dokumenata možete ih skenirati i poslati email-om. Sledeći korak može biti elektronska razmene podataka ukoliko formati vašeg programa i programa vašeg računovođe odgovaraju jedni drugima. Sve ove operacije mogu ubrzati komunikaciju koja je osnov kvalitetnog informisanja. Sve se ubrzao, komunikacije takođe, i više nemamo izgovora. Fer odnos i razumevanje predstavljaju osnov bilo kog odnosa te tako i poslovnog efikasnog odnosa sa računovođom.

Fer odnos i razumevanje mora da bude obostrano. Opšte je mesto da danas živimo u svetu koji je brz, nemilosrdan, okrenut profitu, samodovoljn osti i odsustvu empatije…I ako gledate iz svemirskog broda to možda tako izgleda. Na sreću, ovde pričamo o lokalnim stvarima, ovozemaljskim, što bi rekli. To znači da, iako je svet možda, takav kakvim se prikazuje, odsustvo ljudskosti nije izgovor. Dakle, imajte razumevanje i trudite se da imate fer odnos. To zahteva disciplinu i vrlo verovatno korekciju ponašanja. Računovođa je vaš partner, a ne vaš posilni. Jasno definisan obim saradnje, plaćanje na vreme, pravovremeno dostavljanje informacija i podataka, sve su to preduslovi za fer i korektan odnos. Neko reče: nema hitnih problema, ima samo kasnih reakcija. To se dešava svakodnevno. Svakako, ovo što govorimo nije ništa novo, ali razmislite na trenutak.

Deo uspešnosti je i način ponašanja, način pristupa stvarima, način na koji tretirate druge ljude, poslovne partnere, kolege… I da, sigurno je da ćemo se svi složiti da ovako treba, ali koliko često NAS BAŠ MRZI da se tako i ponašamo? Novčić uvek ima dve strane. Tako i ova priča ima svoje naličje, usmereno ka računovođi. Fer odnos nije jednostran, ali ima tendenciju refleksije, odnosno ponašanje jedne strane često je ogledalo druge strane.

Izvor: www.nd.rs